Kiểm kê mỗi năm: bạn đang có gì, ở đâu, tình trạng ra sao

Mua từng món một thì không ai thấy nhiều. Nhưng sau vài năm, mở tủ ra mới thấy: có món quên mất đang nằm đâu, có món mua trùng, có món hỏng từ bao giờ không hay.

Một buổi kiểm kê mỗi năm giải quyết cả ba chuyện đó. Bài này nói làm buổi ấy thế nào.

Chọn lúc làm

• Gắn vào một mốc cố định — dọn nhà cuối năm là lúc tiện nhất.
• Dành một buổi, đừng làm rải rác vì làm rải rác thì không bao giờ xong.
• Chuẩn bị sẵn khăn, hộp, giấy bút trước khi bắt đầu.
• Làm một mình thì tập trung hơn, nhưng món của chung thì gọi người liên quan.
• Hai tiếng là đủ cho phần lớn nhà.

Gom hết về một chỗ

1. Đi một vòng cả nhà: phòng khách, phòng ngủ, tủ, ngăn kéo, trong xe, túi xách.
2. Đặt tất cả lên một mặt bàn trải khăn.
3. Nhìn thấy cùng lúc mới biết mình có bao nhiêu — đây là phần hay gây bất ngờ nhất.
4. Món đang đeo trên người cũng tính vào.
5. Món cho mượn thì ghi ra giấy kèm tên người mượn.

Ghi danh sách

• Mỗi món một dòng: tên, mua ở đâu, khi nào, giá bao nhiêu.
• Thêm cột tình trạng: còn tốt, cần lau, cần sửa, đã hỏng.
• Thêm cột chỗ cất — cột này có ích nhất về sau.
• Chụp ảnh từng món và đặt tên tệp theo dòng trong danh sách.
• Giữ danh sách cùng chỗ với hoá đơn.

Chia làm bốn nhóm

1. Đang dùng — đeo hoặc bày, ít nhất vài lần một tháng.
2. Giữ nhưng không dùng — kỷ niệm, quà tặng, đồ để dành.
3. Cần xử lý — sửa, thay dây, lau kỹ.
4. Không còn hợp — để tính chuyện chuyển tay.
5. Xếp xong bốn nhóm là đã xong nửa việc.

Nhóm cần xử lý: làm ngay trong tuần

• Dây giãn, chốt lỏng, đế bong — mang đi sửa hoặc tự xử.
• Bụi bám khe, xỉn màu — lau theo đúng cách của từng chất liệu.
• Để lại vào tủ mà chưa xử thì sang năm vẫn nằm đó y nguyên.
• Đặt một lời nhắc trong lịch nếu phải chờ tiệm.
• Món không đáng sửa thì ghi rõ, đừng để lửng lơ.

Nhóm không còn hợp

1. Đừng quyết vội trong buổi kiểm kê — cho vào một hộp riêng và hẹn ba tháng sau.
2. Ba tháng không nhớ tới thì quyết được rồi.
3. Tặng lại, bán lại, hay cất làm kỷ niệm — cả ba đều được.
4. Đồ của người đã mất thì bàn trong nhà, không tự quyết.
5. Thôi giữ một món không có gì phải áy náy.

Cất lại cho gọn

• Mỗi món một túi vải nhỏ, đừng để cọ nhau trong một hộp.
• Nhóm đang dùng để chỗ dễ lấy, nhóm cất giữ để chỗ khô ráo.
• Dán nhãn hộp — sang năm bạn sẽ cảm ơn chính mình.
• Tránh nơi ẩm, nơi nắng chiếu và nơi gần bếp.
• Ghi chỗ cất vào danh sách ngay lúc cất, không để nhớ sau.

Buổi kiểm kê cho bạn biết gì

1. Bạn thật sự dùng bao nhiêu món — thường ít hơn nhiều so với số đang có.
2. Bạn hay mua loại gì, và có mua trùng không.
3. Tổng tiền đã chi — con số này đáng biết dù hơi khó chịu.
4. Món nào bền, món nào nhanh hỏng, và mua ở đâu.
5. Lần mua sau nhờ vậy mà chính xác hơn.

Lần đầu làm thì chậm

• Buổi đầu tốn nhiều thời gian nhất vì phải ghi từ con số không.
• Không nhớ giá hay ngày mua thì để trống, đừng bịa cho đủ.
• Ghi được món nào thì ghi, hoàn thiện dần các năm sau.
• Từ năm thứ hai chỉ còn cập nhật, mất chừng nửa tiếng.
• Đừng bỏ dở giữa chừng — danh sách làm một nửa thì không ai dùng.

Món của cả nhà

1. Đồ chung thì ghi rõ của ai hoặc của chung.
2. Hỏi ý người liên quan trước khi xếp món của họ vào nhóm nào.
3. Không tự quyết bỏ đồ của người khác, kể cả khi bạn thấy nó vô dụng.
4. Người lớn tuổi thường nhớ gốc tích từng món — hỏi và ghi lại luôn.
5. Phần gốc tích ấy quý hơn cả phần giá tiền.

Danh sách này dùng vào việc gì

• Khai với bảo hiểm nếu nhà bạn có hợp đồng bảo hiểm tài sản.
• Khai báo khi mất — mô tả cụ thể kèm ảnh có ích hơn rất nhiều.
• Bán lại: có ngày mua, nơi mua và hoá đơn thì dễ nói chuyện hơn.
• Chuyển nhà: đối chiếu trước và sau khi dọn.
• Người nhà cần tìm món nào đó khi bạn đi vắng.

Giữ danh sách an toàn

1. Bản sao trên tài khoản đám mây phòng mất điện thoại.
2. Không đăng danh sách lên mạng xã hội — đó là bản kê tài sản của nhà bạn.
3. Không ghi kèm chỗ cất tiền, vàng hay giấy tờ.
4. Cho một người trong nhà biết danh sách nằm đâu.
5. Đặt tên tệp bình thường, không cần ghi rõ là bản kê tài sản.

Khi phát hiện món hỏng từ lâu

• Đừng tiếc đến mức không dám đụng vào — hỏng rồi thì vẫn có cách.
• Còn hạn bảo hành thì mang đi ngay, đừng để qua hạn vì ngại.
• Hết hạn thì hỏi giá sửa rồi so với giá mua mới.
• Món hỏng nặng thì giữ phần còn dùng được: hạt, mặt, đế.
• Ghi vào danh sách là đã hỏng, đừng để nó nằm im như còn tốt.

Sau buổi kiểm kê: một trang tóm tắt

1. Tổng số món và tổng tiền đã chi.
2. Số món đang thật sự dùng.
3. Việc cần làm trong tháng tới: sửa gì, lau gì, hỏi ai.
4. Ghi ngày làm buổi kiểm kê và hẹn lịch cho năm sau.
5. Một trang này là thứ bạn đọc lại, không phải cả bảng dài.

Ba việc không phụ thuộc danh sách

• Bị mất tài sản thì báo công an, và danh sách giúp khai đúng.
• Chuyện sức khoẻ thì đi khám.
• Thời hạn bảo hành thì theo đúng hạn.

Ba dòng trên lặp ở nhiều bài trong mục này, và lặp là cố ý.

Kiểm kê nghe khô khan nhưng thực ra là buổi dễ chịu: bạn cầm lại từng món, nhớ ra mình mua nó lúc nào và vì sao. Xong buổi đó thì biết rõ mình đang có gì — và lần tới đứng trước một món hàng đẹp, câu "mình có cái tương tự rồi" sẽ tới đúng lúc.